Cómo usar el Sistema de Vinculación de Proveedores
Guía práctica para el equipo comercial: qué problema resuelve cada parte del sistema y dónde encontrarla.
Guía práctica para el equipo comercial: qué problema resuelve cada parte del sistema y dónde encontrarla.
Diagnóstico compartido por la Coordinación Comercial: así se pierde el tiempo hoy.
El cuello de botella no es la falta de información — es que hoy vive repartida en una carpeta compartida que hay que releer y transcribir a mano cada vez, y que cada formato complejo obliga a detener el proceso para pedir apoyo a Administración o Contabilidad. El sistema ataca directamente esas dos causas.
Los 5 requerimientos técnicos y su ubicación exacta en el sistema.
Seis pestañas, en el orden en que normalmente las usarás.
Datos generales, información tributaria y cuenta bancaria de la fundación. Es la base de todo lo demás — lo primero que se debe cargar.
Las listas que casi todo cliente pide para verificar quién está detrás de la fundación.
Los resúmenes de estados financieros que hoy se sacan del cuadro anual/mensual, para 2024 y 2025.
RUT, Cámara de Comercio, certificaciones bancarias, políticas SAGRILAFT — cada uno con su fecha de vigencia y el enlace a Drive.
Todo lo anterior compilado en una sola vista — es el "kit de alta" que se ofrece en primer contacto.
El tablero de todas las solicitudes de vinculación o actualización en curso, por cliente.
De cuando llega el formato de un cliente, a cuando sale firmado.
Por correo, Google Form o portal — como hoy.
Cliente, tipo (creación/actualización), formato y responsable, en estado "Borrador".
Si algo falta o un documento está vencido, se actualiza ahí mismo antes de continuar.
Kit en PDF si el cliente lo acepta, o los datos desde la ficha en Markdown si toca llenar su propio Excel/Word.
Se enruta directo a Contabilidad — el sistema no inventa cifras que no están cargadas.
Nancy revisa el tablero de Seguimiento y firma lo pendiente.
Cierra el ciclo — queda trazabilidad de cuánto tardó cada solicitud.
Los mismos colores significan lo mismo en cualquier pestaña.
No — el sistema guarda el enlace al documento en Drive, no el archivo. Sube el documento a la carpeta de Drive como siempre y pega aquí el enlace.
Se resuelve manualmente por ahora y, si se repite con varios clientes, vale la pena agregarlo como campo nuevo al sistema.
Sirve como paquete de primer contacto o como referencia rápida. Si el cliente exige firma y sello, ese PDF igual debe pasar por Nancy como cualquier otro documento.